Công cụ xử lý thông tin Excel không còn quá xa lạ đối với người dùng máy tính; nhưng việc sở hữu kỹ năng thành thạo excel vẫn còn là nhu cầu cấp bách của nhiều người. Vậy khi sử dụng phần mềm này, phải hiểu biết những hàm excel thông dụng nào để giúp việc tính toán trở nên thuận lợi hơn?
Có rất nhiều hàm logic trong excel nhưng ở đây, PC Tricks sẽ giúp các bạn nắm rõ được 10 hàm thông dụng nhất. Từ đó, các bạn có thể tự tin tính toán, thống kê, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hàm SUM, AVERAGE
SUM
Công dụng: giúp người sử dụng tính tổng giá trị
Cú pháp: =SUM(số 1, số 2,…, số hoặc vùng dữ liệu)
Ví dụ: =SUM(4,5,1) rồi Enter sẽ ra kết quả
AVERAGE
Công dụng: giúp trả về trung bình cộng các tham số đưa vào hoặc của một vùng dữ liệu
Ví dụ: =AVERAGE(7,8,9) rồi Enter sẽ ra kết quả là 8
Hàm tìm kiếm VLOOKUP
Công dụng: trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.
Cú pháp: =VLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò)
X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.
Ví dụ như dùng để:
- Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về Bảng Nhập Xuất Tồn.
- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
- Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331…
- Tìm số Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế (của bảng , 242, 214 )
Hàm IF
Hàm IF
Công dụng: trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Cú pháp: =If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
Ví dụ:
= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.
= IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI
Hàm SUMIF
Công dụng: trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.
Cú pháp: =SUMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
Ví dụ như dùng để:
- Tổng hợp số liệu từ sổ NKC lên Phát sinh Nợ Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh Tài khoản
- Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “Bảng NHập Xuất Tồn”
- Tổng hợp số liệu từ sổ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”
- Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=8″)
- Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B3 đến B8 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 8.
Hàm AND và OR
AND
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Công dụng: là phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.
Cú pháp: =AND(đối 1, đối 2,..).
Ví dụ: =AND(D7>0,D7<5000)
Lưu ý:
- Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
- Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
- Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm Excel này trả về lỗi #VALUE!
OR
Công dụng: là phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.
Cú pháp: OR(đối 1, đối 2,..).
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Ví dụ: =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2013)
Hàm COUNTIF
Công dụng: dùng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện (Critical) trong phạm vi (Range)
Cú pháp: =COUNTIF(range,critical)
Trong đó:
- Range: là dãy dữ liệu bạn muốn đếm có điều kiện
- Critical: là điều kiện để một ô được đếm
Ví dụ: =COUNTIF(B4:B12, “>500”) có nghĩa là đếm tất cả các ô trong dãy B4 đến B12 có chứa số lớn hơn 500.
Hàm MIN và MAX
MIN
Cú pháp: =MIN(Number1, Number2…)
Công dụng: là hàm trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
MAX
Cú pháp: =MAX(Number1, Number2…)
Công dụng: là hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
Hàm LEFT và RIGHT
LEFT
Cú pháp: LEFT(text,số ký tự cần lấy)
- VD: LEFT(“ketoanthienung”,6)=”ketoan”
Nghĩa là: Tôi muốn lấy 6 ký tự trong chữ “ketoanthienung”
- VD: LEFT(“ketoanthienung”,14)=”ketoanthienung”
Nghĩa là: Tôi muốn lấy 14 ký tự trong chữ “ketoanthienung”
- VD trên Excel: LEFT(B3,2)
RIGHT
Tương tự như hàm LEFT nhưng thay vì lấy ký tự từ phải sang trái thì hàm RIGHT lấy ký tự từ trái sang phải.
Hàm SUBTOTAL
Công dụng: là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
Cú pháp: =SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
Ví dụ như dùng để:
- Tính tổng phát sinh trong kỳ.
- Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1.
- Tính tổng tiền tồn cuối ngày…
Hàm NOW
Công dụng: hiển thị ngày giờ của hệ thống trong bảng tính
Cú pháp: =NOW()
Chú ý: có thể sẽ phát sinh lỗi #### nhưng bạn chỉ cần kéo ô tính rộng hơn một chút là sẽ ra được ngày của hệ thống trong bảng tính
Phía trên là 10 hàm excel thông dụng PC Tricks cung cấp cho các bạn, mong rằng sẽ giúp ích khi các bạn muốn tính toán hay xử lý số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cám ơn các bạn đã đọc bài viết và chúc các bạn thành công.
