Nhằm giải đáp câu hỏi làm thế nào để sử dụng hàm VLOOKUP trong excel? Hàm VLOOKUP là gì và có công dụng ra sao?
PC Tricks xin gửi đến bạn đọc bài viết hướng dẫn sử dụng chi tiết hàm logic cơ bản này. Đồng thời kèm theo một vài ví dụ minh họa; giúp các bạn hiểu được tính năng cũng như cách sử dụng nhé.
Hàm VLOOKUP là gì?
Đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu khái niệm hàm VLOOKUP là gì? VLOOKUP có tính năng hỗ trợ tra cứu thông tin trong một trường dữ liệu hoặc danh sách dựa vào những mã định danh có sẵn. Hay nói một cách ngắn gọn, hàm VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu trong Excel.
Trong danh sách thường có rất nhiều hạng mục và được phân theo nhiều loại khác nhau. Ví dụ bạn là người làm trong lĩnh vực kinh doanh. Bạn có thể lập bảng về nhân sự trong công ty; các loại mặt hàng sản phẩm, danh sách khách hàng; hoặc bất kỳ cái gì cũng được. Khi cần tìm kiếm số liệu về một mặt hàng cụ thể; bạn hãy sử dụng hàm VLOOKUP để thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm mặt hàng đó.
Lưu ý rằng lượng thông tin cần tìm càng nhỏ thì khi viết hàm VLOOKUP sẽ càng khó khăn hơn.
Công thức của hàm VLOOKUP trong Excel
Vậy cách sử dụng hàm VLOOKUP như thế nào?
Vói cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
- VLOOKUP: Là tên hàm
- Các tham số in đậm bắt buộc phải có.
- lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
- table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước, ví dụ: $A$3:$E$40.
- col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array. Ví dụ trong bảng $A$3:$E$40, cột B chứa giá trị cần dò tìm thì col_index_num ở đây sẽ là 2; bảng $C$3:$F$40, cột E chứa giá trị dò tìm, thì col_index_num ở đây là 3.
- range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức.
Dò tìm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong table_array; đã được sắp xếp theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng chữ cái). Với những bảng như vậy bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó tương tự như dùng hàm IF vô hạn vậy. Đối với các giá trị cần dò tìm không thể hoặc chưa được sắp xếp hãy dùng dò tìm tuyệt đối để tìm chính xác giá trị.
VD1: Sử dụng VLOOKUP dò tìm tuyệt đối để lấy dữ liệu
Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu nhân viên, lưu trữ mã nhân viên, họ tên, chức vụ. Một bảng khác lưu trữ mã nhân viên, quê quán, trình độ học vấn. Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán, trình độ học vấn cho từng nhân viên thì phải làm như thế nào?
Giả sử bạn có bảng nhân viên và quê quán nhân viên như sau:
Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán cho nhân viên. Tại ô D4, bạn nhập vào công thức dò tìm tuyệt đối như sau: =Vlookup($A4,$A$16:$C$25,2,0)
Rồi nhấn Enter. Nhấp vào ô vuông nhỏ xuất hiện dưới góc ô D4 và kéo xuống toàn bảng để sao chép công thức cho các nhân viên khác.
Để điền thông tin trình độ cho các nhân viên, tại ô E4 bạn nhập vào công thức dò tìm tuyệt đối: =VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,3,0)
Bạn tiếp tục nhấn Enter và kéo xuống để sao chép công thức cho những nhân viên còn lại, ta sẽ được kết quả như sau:
VD2: Sử dụng hàm VLOOKUP để đánh giá xếp loại của học sinh, nhân viên:
Giờ ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học sinh. Bạn để ý thấy rằng bảng quy định xếp loại đã được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.
Trong Excel 2 bảng này được trình bày như sau:
Ở đây, giá trị cần dò tìm nằm ở cột C, bắt đầu từ dòng thứ 6. Phạm vi tìm kiếm là $A$18:$B$21, thứ tự cột chứa giá trị dò tìm là 2.
Tại ô D6, bạn nhập vào công thức: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,1). Đây là công thức dò tìm tương đối, bạn có thể thực hiện dò tìm tuyệt đối nếu muốn (hoặc do bảng xếp loại chưa được sắp xếp theo thứ tự) bằng cách thêm 0 vào công thức như thế này: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,0). Nhấn Enter.
Nhấp chuột vào ô D6, xuất hiện ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải. bạn nhấp chuột vào đó và kéo dọc xuống hết bảng để sao chép công thức xếp loại cho những học sinh còn lại.
Khi đó, ta có kết quả dùng hàm VLOOKUP để xếp loại học lực học sinh như sau:
Bạn có thắc mắc tại sao phải sử dụng $ trước C6 không? $ sẽ giúp cố định cột C, chỉ thay đổi các hàng khi bạn kéo công thức xuống toàn bảng. Còn $A$18:$B$21 để giúp cố định bảng quy định xếp loại; khiến nó không bị thay đổi khi bạn kéo công thức.
Đó là hai ví dụ cơ bản PC Tricks cung cấp cho các bạn dễ hình dung và hiểu được tính năng hàm VLOOKUP trong excel. Mong rằng các bạn học hỏi được những kiến thức hữu ích từ bài viết này. Tiện đây, nếu các bạn muốn tham gia các khóa học excel từ cơ bản đến nâng cao của PC Tricks, các bạn hãy truy cập vào đường link bên dưới để biết thêm chi tiết nhé. Cám ơn các bạn rất nhiều.
