Muốn sử dụng excel hiệu quả trong công việc tính toán và thống kê số liệu, việc đầu tiên đòi hỏi các bạn cần học đó chính là các hàm logic trong phần mềm này. Có rất nhiều tính năng khác nhau trong excel; và nếu các bạn biết nên áp dụng công thức nào khi gặp trường hợp cụ thể; thì chắc chắn công việc của các bạn sẽ được tiến hành thuận lợi; và đem lại kết quả nhanh chóng.
Để giúp các bạn có thêm kiến thức về các hàm trong excel, sau đây PC Tricks xin trình bày các hàm excel từ cơ bản đến nâng cao được nhân viên sử dụng phổ biến nhất trong tin học văn phòng.
Hàm SUM, AVERAGE
SUM
Công dụng: giúp người sử dụng tính tổng giá trị
Cú pháp: =SUM(số 1, số 2,…, số hoặc vùng dữ liệu)
Ví dụ: =SUM(4,5,1) rồi Enter sẽ ra kết quả
AVERAGE
Công dụng: giúp trả về trung bình cộng các tham số đưa vào hoặc của một vùng dữ liệu
Ví dụ: =AVERAGE(7,8,9) rồi Enter sẽ ra kết quả là 8
Hàm IF
Công dụng: trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Cú pháp: =If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
Ví dụ:
= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.
= IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI
Hàm tìm kiếm VLOOKUP
Công dụng: trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.
Cú pháp: =VLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò)
X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.
Ví dụ như dùng để:
- Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về Bảng Nhập Xuất Tồn.
- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
- Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331…
- Tìm số Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế (của bảng , 242, 214 )
Hàm AND và OR
AND
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Công dụng: là phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.
Cú pháp: =AND(đối 1, đối 2,..).
Ví dụ: =AND(D7>0,D7<5000)
Lưu ý:
- Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
- Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
- Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm Excel này trả về lỗi #VALUE!
OR
Công dụng: là phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.
Cú pháp: OR(đối 1, đối 2,..).
Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Ví dụ: =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2013)
Công thức tính phần trăm
Tại ô nhập kết quả phần trăm, gõ cú pháp =giá trị cần tính phần trăm/ giá trị tổng và Enter. Kết quả nhận được sẽ có giá trị thập phân lớn hơn 0, nhỏ hơn 1 và kéo kết quả ô đầu xuống những cô còn lại để copy công thức.
Rất là đơn giản đúng không nào, hãy áp dụng thử và xem kết quả như thế nào nhé.
Công thức đọc số tiền bằng chữ
Công thức Excel đọc số tiền bằng chữ chúng ta sẽ sử dụng Add-In.
Để sử dụng công cụ hỗ trợ Add-In bạn sẽ cần cài đặt Add-In trước và sau khi được cài đặt, khi bạn mở Excel thì Add-In sẽ tự động tích hợp thẻ Add-Ins.
Để sử dụng Add-In, bạn chọn ô chứa số cần chuyển thành chữ → Add-Ins → Tiện ích Tiếng Việt → Chèn hàm đọc số thành chữ.
Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại ĐỌC SỐ và bạn có thể tùy chỉnh một số tùy chọn như sau:
- Văn bản đầu: Xây dựng chuỗi văn bản trước khi đọc số bằng chữ.
- Văn bản cuối: Xây dựng chuỗi văn bản sau khi đọc số bằng chữ xong.
- Số cần đọc: Chọn ô chứa số cần chuyển thành chữ.
- Địa chỉ cần dán: Chọn ô để dán chuỗi văn bản sau khi đọc số bằng chữ.
- Đọc ra dạng công thức: Hiển thị công thức khi chọn ô chữ. Bạn chọn ô này nếu muốn copy công thức để đọc nhiều số thành chữ hơn vì nó sẽ cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi.
- Đọc ra dạng chuỗi: Chỉ hiển thị chuỗi văn bản sau khi đọc số thành chữ.
- Đọc hàng nghìn thành ngàn bạn có thể tích vào dòng chữ đỏ hoặc không thì bỏ qua lựa chọn này.
Sau khi hoàn tất các tùy chỉnh phù hợp với mục đích của bạn, chọn Thực hiện để bắt đầu đọc số thành chữ
Công thức làm tròn số
Hàm ROUND sẽ giúp chúng ta làm tròn số như chúng ta mong muốn.
Với cú pháp: =ROUND(number, num_digists)
Trong đó number là số cần làm tròn, num_digits là số chữ số cần làm tròn.
Ngoài hàm ROUND thì chúng ta còn có hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN có công thức giống với hàm ROUND.
Tuy nhiên:
- ROUNDUP giúp chúng ta làm tròn lên. Cụ thể giá trị dương được làm tròn sau phần thập phân còn giá trị âm sẽ làm tròn đến hàng chục, trăm,….
- ROUNDDOWN là hàm làm tròn xuống có công thức và hàm ROUNDDOWN sẽ ngược lại với ROUNDUP với kết quả sẽ là giá trị nhỏ hơn giá trị gốc của số.
Và đó là tất cả hàm trong excel từ cơ bản đến nâng cao mà PC Tricks tổng hợp được và cung cấp cho các bạn. Mong rằng sẽ giúp ích khi các bạn muốn tính toán hay xử lý số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cám ơn các bạn đã đọc bài viết và chúc các bạn thành công.
